檔案收集工作是否及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)歸檔的文件材料是否完整齊全，密切關(guān)系到檔案的質(zhì)量，并直接影響檔案的利用價(jià)值。 　　檔案館在往年的收集過(guò)程中，總是遇到這樣那樣的一些問(wèn)題，如有些部門(mén)交上來(lái)的材料不夠完整齊全，上交的材料不符合歸檔要求，特別是不能按規(guī)定時(shí)間將材料上交到檔案館。以往規(guī)定各部門(mén)必須在每年的6月份之前將上一年度的歸檔材料上交到檔案館，可是有些部門(mén)一直要拖到下半年，甚至快到年底時(shí)才將材料上交齊全，影響了整體檔案工作的按時(shí)完成，給檔案館每年年底接受上級(jí)部門(mén)的年度檢查帶來(lái)一定的困難。為了改變這一狀況，按時(shí)、規(guī)范、有序地做好2005年度各部門(mén)各類(lèi)檔案的歸檔工作，為教學(xué)評(píng)估材料的準(zhǔn)備提供方便，檔案館3月初在校園網(wǎng)上發(fā)布?xì)w檔通知，除將歸檔時(shí)間、歸檔材料要求等作明確規(guī)定外，還特別強(qiáng)調(diào)，在今年的材料歸檔過(guò)程中，檔案館將對(duì)各部門(mén)的歸檔時(shí)間、是否有移交清單、上交材料的完整齊全程度，材料是否符合歸檔要求等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，到期進(jìn)行公布。 　　在歸檔過(guò)程中，檔案館人員不定期到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。對(duì)新調(diào)整的兼職檔案員，個(gè)別進(jìn)行培訓(xùn)與指導(dǎo)。對(duì)快到歸檔期限而未上交的部門(mén)，及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)，使材料上交工作得以順利開(kāi)展。在各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的支持和專(zhuān)兼職檔案員的辛勤工作下，截止4月20日，全校有31個(gè)單位已完成材料上交工作；6個(gè)單位基本完成材料上交工作。今年各部門(mén)的歸檔時(shí)間、歸檔材料的質(zhì)量與數(shù)量較往年有較大幅度的提前與提高。 　　部門(mén)文件材料的收集與歸檔只是完成了整個(gè)檔案工作流程的第一步，在接下去的時(shí)間里，檔案館還將對(duì)收集上來(lái)的各類(lèi)文件材料進(jìn)行整理、鑒定、組卷、分類(lèi)編目、利用及信息資源的開(kāi)發(fā)，完成2005年度的整體檔案工作，以迎接上級(jí)部門(mén)的年度檢查。